Il mondo della comunicazione ad oggi si configura come un universo complesso nel quale non basta più “esserci”: sembrerebbe scontato, ma essere presenti sui social o sul web non è sufficiente. Per superare la sempre più ferrata concorrenza ed “emergere” occorre anche far conoscere ai mass media e al pubblico la propria attività, i propri valori e la propria mission. E per farlo è fondamentale dotarsi di un ufficio stampa professionale capace di comunicare con e per i media. Si tratta di un’attività importante per ogni contesto e settore, dalle aziende private, agli enti pubblici fino ad arrivare ai professionisti, agli artisti, alle associazioni e così via. Tutti hanno bisogno di un ufficio stampa per farsi conoscere.
Ma che cos’è un ufficio stampa e di cosa si occupa?
L’ufficio stampa è quella struttura (interna o esterna) preposta alla gestione dei rapporti con i media. Ha il compito di assicurare la presenza dell’azienda (o più in generale del soggetto con il quale lavora) in vari contesti mediatici e di presentarne l’attività, i valori, i metodi, i rapporti con la comunità di riferimento, in modo che ci sia un dialogo continuo con il pubblico. L’ufficio stampa “fa da ponte” tra differenti soggetti e necessità: ascolta il pubblico, interpreta le richieste dei media, fiuta in anticipo le tendenze della comunicazione, rende notiziabile e “interessante” un evento o un fatto.
Riuscire ad essere presenti sui media attraverso un articolo giornalistico o un servizio televisivo può influenzare l’opinione pubblica e costituisce una strumento di “pubblicità gratuita” molto più efficace di altri strumenti di marketing commerciale.
Quotidianamente il numero complessivo di avvenimenti, eventi e fatti che accadono nella realtà risulta essere estremamente maggiore rispetto allo spazio disponibile nei media. Basta vedere un’edizione di un qualsiasi telegiornale, o sfogliare le pagine di una rivista o di un quotidiano per capire che le notizie trasmesse e pubblicate rappresentano solo una piccola selezione dei fatti accaduti in quel dato momento. Le redazioni e i giornalisti, infatti, nell’ampio ventaglio di informazioni che ricevono ogni giorno selezionano, secondo precisi valori notizia, cosa pubblicare: nessun avvenimento è a priori una notizia, ma la può diventare nel momento in cui se ne riconoscono l’interesse per il pubblico dei lettori.
L’ufficio stampa rende quindi “appetibile” un fatto o un evento per i media, li “traduce” nel linguaggio giornalistico evidenziandone gli aspetti principali e notiziabili.
L’ufficio stampa è la voce ufficiale dell’azienda, dell’ente o del privato che se ne avvale.
L’ufficio stampa affianca il cliente nella creazione della propria identità di fronte agli occhi del pubblico, veicolando la corretta immagine dell’azienda ai media.
Nel caso di politici, vip e personaggi particolarmente esposti ai riflettori, gli uffici stampa si rivelano strumenti fondamentali nella gestione di situazioni problematiche per l’immagine, nel caso di crisi mediatiche e diffusione di fake news. L’ufficio stampa protegge e tutela l’immagine del cliente, salvaguardandone la reputazione sui media.
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Ufficio stampa: quali sono i principali strumenti?
L’addetto stampa svolge il proprio lavoro a stretto contatto con i giornalisti, utilizzando strumenti di comunicazione “standard”, comuni a tutti gli uffici stampa. Attualmente, anche grazie ai Social Media, i modi utilizzati per raggiungere le redazioni si sono aperti a nuovi scenari e possibilità, Nella prassi quotidiana, ogni ufficio stampa sfrutta metodi di lavoro diversi e più congeniali al proprio settore per arrivare all’obiettivo finale, ossia la pubblicazione. Esistono però degli strumenti di lavoro utilizzati da tutti gli uffici stampa, con regole comunicative specifiche. Ecco i principali:
• Il comunicato stampa: un testo scritto che comunica in maniera sintetica e oggettiva l’evento o le attività di cui il giornalista dovrebbe essere informato per la produzione dell’articolo. Le prime righe devono contenere gli elementi più importanti della notizia, redatti seguendo la regola di scrittura delle 5 W (Who, What, Where, When, Why); è inoltre fondamentale la presenza di un titolo accattivante, oltre che di un linguaggio chiaro, semplice, lineare e oggettivo.
• L’indirizzario: la notizia non arriva da nessuna parte se non si ha una fitta rete di contatti a cui inoltrarla. Lo strumento più prezioso per l’ufficio stampa è il database di contatti che con cura ha costruito e coltivato nel tempo. L’indirizzario contiene gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono dei giornalisti, delle redazioni, dei freelance, degli addetti ai lavori, degli influencer e deve essere correttamente diviso in categorie, affinché la notizia sia inoltrata solo a chi davvero gradisce riceverla e sia prodotta in maniera differenziata per il tipo di media che la legge, con linguaggio, strumenti e contenuti adatti. Tra gli strumenti più utili per la gestione dei contatti troviamo piattaforme di e-mail marketing come Mailup e Mailchimp che raccolgono e ordinano tutti gli indirizzi email e aiutano l’ufficio stampa nella diffusione dei comunicati stampa e degli inviti.
• La cartella stampa: è il microcosmo informativo in cui il giornalista trova tutto ciò di cui ha bisogno. La cartella stampa contiene tutti i documenti di cui il giornalista necessita per scrivere una notizia completa di tutti i riferimenti: i comunicati stampa, la storia e la mission dell’ente su cui scriverà, schede di approfondimento, foto e video.
• La rassegna stampa: è il risultato del lavoro della campagna stampa, una raccolta ordinata di tutti gli articoli, segnalazioni e servizi – su stampa cartacea, web e social network, tv e radio – dell’evento promosso, dell’ente o del privato di cui l’ufficio stampa si occupa. Esistono differenti piattaforme di monitoraggio media che, tramite il pagamento di un abbonamento, raccolgono tutte le pubblicazioni relative ad una parola chiave. La più conosciuta è L’Eco della Stampa che da più di 100 anni offre ai suoi clienti un monitoraggio costante e capillare sui media di ogni genere.
Una comunicazione coerente, capillare e multicanale, che coinvolga i media, i social media e il web, è la chiave per il successo di ogni attività.
D’altro canto chi saprà delle tue attività e del tuo valore se queste non sono correttamente comunicate sui canali frequentati dai tuoi potenziali clienti? Potresti anche tu avere bisogno di sviluppare strategie di comunicazione mirate per promuovere il tuo evento o attività, e magari Culturalia fa al caso tuo. Allora contattaci!
